Los problemas más comunes que enfrentan las empresas para gestionar sus documentos son:

1. Información duplicada, además del tiempo perdido en saturación de informes y duplicidad de datos se generan problemas de organización y bajo rendimiento debido a la solapación de tareas.

2. Problemas de espacio: almacenar todos los documentos físicos en las oficinas es un enorme problema, que además propicia que los empleados no los consulten por temor a tener que volver a organizar todo.

3. Trabajos duplicados: archivos duplicados muchas veces implica también trabajo duplicado. Los usuarios no alcanzan su máxima productividad al retrabajar documentos o llevar control manual de lo que ya se ha realizado.

4. Inseguridad en los datos: los datos confidenciales son expuestos sin ningún tipo de control cuando no se tiene un software de gestión documental, lo que puede acarrear multas y fraudes fiscales que dañan para siempre la reputación del negocio y la confianza de los clientes.

5. Poca organización en el negocio: pérdida de documentos, falta de comunicación entre los colaboradores, duplicidad de información o trabajo, y poco control son los problemas más comunes derivados de la falta de organización de la información.

6. Mal servicio al cliente: los tiempos de respuesta se retrasan, se desconoce la ubicación de los documentos del cliente y en general su atención se demora por papeleo y exceso de tiempo en los trámites.

Su organización puede estar padeciendo de uno o más de todos estos problemas relacionados con la falta de control documental.

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